ÁLTALÁNOS SZEMÉLYES ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT – NOVIKO s.r.o.

 

  1. A NOVIKO csoport és a NOVIKO s.r.o.

A NOVIKO s.r.o. (Továbbiakban NOVIKO) a széles termékportfoliója kapcsán egy automatizált és központosított kiszolgáló rendszert működtet, mely termékportfolióba nem csak NOVIKO márkájú termékek tartoznak. A NOVIKO a termékei mellett innovatív technológiai megoldásokat is kínál partnerei számára, például praxis management szoftvereket.

Elérhetőségeinket a szabályzatunk végén találja.

  1. Adatvédelmi áttekintés

Adatainak védelme fontos számunkra. A felelős és etikus gyakorlat melletti elköteleződés okán, teljes mértékben tiszteletben tartjuk az Ön jogait és személyes adatait.

Az ÁLTALÁNOS SZEMÉLYES ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT (Továbbiakban Szabályzat) meghatározza az alapelveket és szabályokat, melyek szerint dolgozunk és személyes adatait kezeljük. Minden munkatárs és mind azok, akikkel az adatokat megosztjuk hasonló vagy nagyobb szigorral kell, hogy a szabályokat betartsák.

A NOVIKO elkötelezett a rábízott adatok védelme iránt, legyen az ügyfél, munkavállaló, partner, szállító vagy eladó, akire az adat vonatkozik. A személyes adatokat azért gyűjtjük és használjuk fel, különösen az üzleti funkció ellátása során, hogy minőségi termékeket és szolgáltatásokat nyújthassunk ügyfeleink számára.

Értékeinkkel és elveikkel összhangban azokat a személyes adatokat kezeljük, melyeket alapvetően az átláthatóság elvével összhangban kezelünk, ideértve a személyes adatkezelés folyamatának megismeréséhez való jogot, a célok korlátozását, az adatok minimalizálását és integritását, az elszámoltathatóságot és a magánélet védelméhez kapcsolódó jogokat.

Ez a Szabályzat alkalmazandó minden személyes adatra, többek között a munkavállalókéra, az ügyfelekére, az eladókéra és mindenkiére, akivel a NOVIKO üzleti kapcsolatban áll, formátumtól és megjelenéstől függetlenül.

  1. Az adatok típusa, melyeket gyűjtünk és feldolgozunk

A személyes adatokat minden esetben már azonosított vagy azonosítható természetes személyhez kapcsolódónak ismerjük el. A NOVIKO-val való kapcsolatától függően különböző adatokat gyűjtünk és dolgozunk fel, mást és mást a munkavállalók, a szállítók, az álláshirdetésre jelentkezők, ügyfelek, jövőbeli potenciális ügyfelek és vevők vonatkozásában.

Adat típusok:

  • Ügyfelek és szállítók: Név, keresztnév, születés időpontja, lakcím, telefonszám, banki adatok, adózási és pénzügyi információk, kritikus szerződéses információk, informatikai és bejelentkezési / azonosítási adatok, egyéb informatikai adatok (IP cím, cooky-k), ügyfél értékelés adatai, ügyfélkapcsolati és értékesítési adatok, valamint biztonsági kamera felvételek.

 

  • Ügyfeleink ügyfelei: Csak abban az esetben dolgozzuk fel ügyfeleink ügyfeleinek adatait, ha azok feltétlenül szükségesek a szolgáltatás nyújtáshoz. Ebben az esetben az ügyfelünk nevében és javára járunk el, egy aláírt adatkezelési megállapodás szerint.

 

  • Weboldal és közösségi média látogatók: Azon az információn túl, hogy a látogatás önkéntes, automatikusan rögzítésre kerül a domain név, az IP cím, a kereső típusa és verziója, a megnyitott oldalak, a keresési adatok, az oldalon töltött idő és további statisztikai adatok a Google Analytics részéről. Oldalunk továbbá cooky-kat is használ.

 

  1. Gyermekekre vonatkozó szabályok

Szolgáltatásainkat nem közvetlenül gyermekek számára nyújtjuk. Tudatosan nem gyűjtünk gyermekektől származó személyes adatokat. Amennyiben a szülő vagy felügyelő tudomást szerez arról, hogy a gyermek cégünk számára belegyezése nélkül nyújtott adatokat, kérjük haladéktalanul vegye fel velünk a kapcsolatot! Ha tudomást szerzünk arról, hogy egy gyermek valamely regisztrált nálunk és személyes adatokat osztott meg velünk, minden adatot törlünk.

 

  1. Személyes adatok forrásai

A NOVIKO a napi üzletvitelének megfelelően számos személyes adat típust kezel. Adatgyűjtés és kezelés során az adatminimalizálás elvei szerint járunk el, mely szerint a minimálisan szükséges információkat kezeljük. Minden esetben tájékoztatjuk a személyes adat alanyát, arról, hogy adatait feldolgozzuk és szükség szerint megkérjük ehhez a jóváhagyását.

Bizonyos személyes adatokat az alábbi esetekben gyűjtünk és kezelünk:

  • álláshirdetésre történő jelentkezés
  • szerződéses viszony előkészítése/tárgyalása esetén
  • szolgáltatás/gyártmány szállítására vonatkozó ajánlattétel
  • szolgáltatás, termék vagy terméktámogatás nyújtása esetén
  • weboldal felkeresése, használata, e-kereskedelmi szolgáltatás igénybevétel, közösségi média oldal felkeresése

Bizonyos esetekben harmadik féltől kapott adatokat kezelünk, ideértve a leánycégeket és partnereket:

  • további, az Ön számára érdekes termékek és szolgáltatások meghatározására vonatkozó felmérések
  • csoporton belüli adatmegosztás a központosított ügyfélkapcsolat managementhez kapcsolódóan
  • marketing célból történő adatvásárlás csoporton kívüli cégektől

 

  1. A személyes adatok felhasználása és a felhasználás célja

A személyes adatkezelés célja függ a velünk fennálló viszonyától, legyen Ön munkavállaló, ügyfél vagy weoldal használó. A NOVIKO mindig az adatminimalizálás elvei szerint kezeli az adatokat. Az adat egyéb célra történő felhasználása mindig konzisztens kell, hogy maradjon az alap céllal és nem térhet el az Ön adatvédelmi elvárásaitól, különben jóváhagyása vagy beleegyezése szükséges.

  • Ügyfél: az ügyfél adatokat az ügyfélkapcsolatok fenntartására használjuk, biztosítva a napi ügymenetet, megfelelve az adózási és törvényi előírásoknak, irányítva a kereskedelmi kommunikációt és hirdetést, biztosítva a kedvezmények és egyéb előnyök célba érését, valamint a tartozások rendezését.
  • Ügyfelünk ügyfele: szükség esetén támogatást nyújtunk az egészségügyben nyújtott szolgáltatásainkat igénybe vevő ügyfeleknek. Az internetes kereskedelem kapcsán azoknak az ügyfeleknek az adatait kezeljük, akiknek az ügyfelünk utasítására árut szállítunk.
  • Potenciális ügyfelek: a leendő ügyfelektől származó információkat az információkérés, termékre vagy szolgáltatásra vonatkozó kérdés megválaszolására és marketing célokra használunk.
  • weboldal és közösségi média: a weboldalunkat és a közösségi média felületünket felkeresőktől gyűjtünk személyes adatokat. Ezeket az adatokat fiók regisztráció kezeléshez, webáruházi fiók beállításához, interneten keresztüli reklámozáshoz, statisztikák és weboldal használati szokások elemzéséhez használjuk.
  • A személyes adatokat mindezeken túl egyéb, törvényileg engedélyezett üzleti célokra használjuk, például termék és szolgáltatás elemzésre, termékfejlesztéshez, valamint statisztikai célokra. Minden esetben valós célból, a jogi szabályozás betartása mellett.

 

  1. A személyes adatok felhasználásának jogi alapja

A NOVIKO minden esetben csak akkor kezel személyes adatot, ha az szükséges és jogilag is alátámasztott, például, ha személyes adatkezelés szükséges a szerződés teljesítéséhez, jogos érdekeink támogatása céljából, törvényi kötelezettségek teljesítése végett vagy kifejezett beleegyezésével.

Szerződés aláírása vagy üzleti kapcsolat létesítése során kapott információkat a célból kezeljük, hogy a szerződéses kapcsolatokat fejlesszük és hogy a jogi kötelezettségeknek eleget tegyünk, például adótörvények, csalás elleni jogszabályok stb. A kötelezően biztosítandó információk hiányában nem tudunk üzleti kapcsolatot létesíteni Önnel.

Marketing aktivitás, például reklámozás, kereskedelmi kommunikáció minden esetben az Ön hozzájárulásán vagy korábbról fennálló üzleti kapcsolaton alapul.

Jogos érdekből történő személyes adatkezelés során mindig megvizsgáljuk, hogy a személyes adatok védelmének célját tiszteletben tartásuk.

Végezetül, amikor ügyfeleink személyes adatait kezeljük és egy részét másoknak adjuk át feldolgozásra, mindig van egy írásos szerződés, amely a kölcsönös együttműködést szabályozza, beleértve az adatkezelésre és adatvédelemre vonatkozó egyedi utasításokat.

 

  1. Az adatmegőrzés időtartama

A személyes adatok megőrzése kapcsán a korlátozott ideig történő tárolás elvét alkalmazzuk, az adatkezelés céljának megfelelő, minimálisan szükséges ideig tárolva azokat. A szükségesnél hosszabb ideig nem tárolunk személyes adatokat. A személyes adattárolás hossza minden esetben egyedi feltételektől függ, például a szabályozás szerint meghatározott tárolási időtől.

Az adatmegőrzés időtartama az adatfeldolgozás folyamatától és céljától is függ, például a weboldal használat, álláspályázat vagy munkavállalói felmondás esetén eltér. Az adatmegőrzés időtartamát a NOVIKO az üzleti indokai alapján határozza meg a jogi szabályozásnak megfelelően.

 

  1. Adatátadás harmadik fél számára és az adatkezelési tevékenység

 

A NOVIKO néha adatfeldolgozókkal, szolgáltatókkal és szállítókkal dolgozik együtt, akik támogatják munkánkat céljaink elérése végett.

Ha az együttműködés okán személyes adat átadása szükséges, a NOVIKO elvárása, hogy az adatkezelés folyamata jelen szabályzattal harmonizáljon. Ezenkívül a személyes adatok átadása előtt egy személyes adatok védelmét szolgáló megállapodás írandó alá. Ahol a jogszabályi előírások megkövetelik az Ön kifejezett hozzájárulása is megkérésre kerül.

Bizonyos helyzetekben köteles vagyunk a személyes adatokat átadni, ha ezt a törvény előírja, ha jogaink védelméről van szó vagy egészségügyi vészhelyzet áll be és valakinek az egészége vagy biztonsága kerül veszélybe.

 

  1. Biztonság

A NOVIKO elkötelezett az összes személyes adatvédelmi alapelv betartása mellett, különös tekintettel a biztonságra, titoktartásra és integritás elvére.

Óvintézkedéseket teszünk, hogy a kapott személyes adatokat megóvjuk a jogosulatlan hozzáféréstől vagy használattól. Elkötelezettek vagyunk a személyes adatok biztonságos kezelésére, speciális technikai és szervezeti intézkedéseket vezettünk be, hogy megelőzzük a kezelt személyes adatok véletlen vagy szándékos veszélyeztetését.

 

  1. További információk

Információs kockázatfelmérést végzünk arról, hogy munkatársaink megértették a személyes adatok védelmének fontosságát és felelősen kezelik a hozzájuk való hozzáférést a cégen belül. Az adatvédelmi gyakorlatunk magába foglalja az adatok fizikai és IT védelmét is. Minden ésszerű erőfeszítést megteszünk, hogy a magánszemélyeket és a hatóságokat tájékoztassuk arról, ha illetéktelen hozzáférés miatt a személyes adatokat ellophatták, a nyilvánosságra kikerülhettek, megváltozhattak vagy sérülhettek. Ezért egy incidens bejelentési és jelentési protokollt alakítottunk ki.

 

  1. Adatvédelmi és jogok és lehetőségek

Átláthatóság és informálódás joga: A személyes adatok gyűjtésének kezdetekor tájékoztatjuk munkavállalóinkat, ügyfeleinket, szállítóinkat, vevőinket és egyéb partnereinket. Az átláthatóság végett megjelenítjük ezt az adatvédelmi tájékoztatót.

 

Lehetővé tesszük a személyes adataihoz való hozzáférését. Mely szerint Ön bármikor kérheti, hogy a személyes adatai feldolgozásra kerültek e már, milyen célra, milyen mértékben, kinek lettek átadva vagy közzétéve, mennyi ideig kezeljük őket, hogy és hogyan gyakorolhatja a helyesbítési jogát, a törlési jogát vagy kérheti a feldolgozás korlátozását, valamint hogyan és hol tilthatja meg a személyes adat kezelését. Tájékoztatjuk Önt, hogy hol szereztük meg a személyes adatait, valamint van e automatizált döntéshozatal beleértve a profilalkotást?

Biztosítjuk Önnek a személyes adatok töröltetésének jogát, amely szerint kötelesek vagyunk az Ön személyes adatait törölni, ha (a) már nincs szükségünk rájuk a célból mely kapcsán gyűjtöttük vagy más módon feldolgoztuk őket, (b) ha jogsértő módon kerültek feldolgozásra, (c) ha Ön megtiltja a feldolgozásukat és nincs olyan jogszabály mely ezt felülírná vagy (d) ha a jogszabály kötelez minket rá. Ez alól kivételek azok az esetek amikor jogszabály kötelez az őrzésükre, közegészségügyi okok miatt vagy jogos követelés megállapításához, gyakorlásához vagy védelméhez.

Biztosítjuk Önnek a jogot a személyes adatok feldolgozásának korlátozására, amely szerint mindaddig korlátozzuk az Ön személyes adatainak feldolgozását, míg a személyes adatok feldolgozásához kapcsolódó vitás kérdések rendeződnek. Korlátozzuk a személyes adatok feldolgozását, ha vitatja az adatok pontosságát, ha a feldolgozás jogellenes lenne és Ön ellenzi a törlésüket, ha továbbiakban a személyes adatokra nincs szükség, de a jogos követelésünk megállapítása, gyakorlása vagy védelme miatt szükséges a megtartásuk, ha Önnek indokolt kifogása van a személyes adatok feldolgozása ellen.

A kifogásoláshoz való jog azt jelenti, hogy kifogásolhatja a személyes adatainak direkt marketing célú feldolgozását. Ha kifogását jelzi a személyes adatainak direkt marketing célokra történő feldolgozása ellen, az Ön személyes adatait nem dolgozzuk fel ilyen célokra.

A személyes adatok feldolgozásának kifogásolásához és bármikor történő visszavonásához való jog: Bármely marketing anyagot bármikor térítés mentesen lemondhat. A személyes adatok egyéb célú feldolgozásához kapcsolódó kifogásolás jogának gyakorlása mérlegelésre kerül nem áll e szemben jogszabállyal vagy a NOVIKO jogos érdekeivel.

Személyes adatok átvitelének joga: Az Ön speciális helyzetétől függően biztosítjuk a jogát a személyes adatainak visszakéréséhez és újra felhasználásához más szolgáltatáshoz. Ez magába foglalja a személyes adatok Önnek vagy más adatfeldolgozónak vagy egyéb megbízható harmadik félnek történő átadását.

 

Kérelem benyújtására vagy panasz benyújtására vonatkozó jog:

Bármely kérelem az alábbiak szerint nyújtandó be:

Marketing kommunikáció lemondása: a reklám célú emaileket egy lemondási utasítással bármikor lemondhatja – osobniudaje.vet@henryschein.cz.

Ha bármely további jogát kívánja gyakorolni: a kérelmet osobniudaje.vet@henryschein.cz számára küldje. A lehető leghamarabb válaszolunk rá, de legkésőbb 72 órán belül, hogy kérelmét megkaptuk. Ha bármely okból szükséges ezen időszak meghosszabbítása, tájékoztatjuk róla.

A személyes adatok feldolgozásával kapcsolatos ügyekben a személyes adatvédelmi biztosunk a fenti email címeken érhető el.

Az Ön jogainak gyakorlása nem befolyásolja a panasz benyújtási jogát az illetékes felügyeleti hatósághoz. Utóbbit különösen akkor teheti meg, ha úgy ítéli meg, hogy személyes adatait rosszul vagy jogszabállyal ellentétesen kezeljük. Panaszát a személyes adatok védelmével foglalkozó hivatalhoz (PPLK) is benyújthatja: Sochora 27, 170 00 Prága 7 Csehország.

 

  1. A személyes adatok nemzetközi átadása

Ha weboldalunkra lép vagy személyes adatait megadja akkor személyes adatait továbbíthatjuk az Egyesült Államokba, de mindig az Ön előzetes hozzájárulásával. Tájékoztatni fogjuk róla, hogy személyes adatai átadásra kerülnek, de csak szerződéses kötelezettségeink teljesítése céljából, beleértve a termékekhez kapcsolódó követelések és panaszok kezelését, valamint a gazdasági tevékenységünk üzleti csoporton belüli elemzése végett, ezzel párhuzamosan az Egyesült Államokban hatályos az EU-USA adatvédelmi keretrendszer, amely garanciát nyújt az USA-ba átadott személyes adatok védelmére. Mi is garantáljuk személyes adatainak védelmét az USA-ban.

 

  1. Jelen szabályzat változásai

Fenntartjuk a jogot ezen szabályzat és a kapcsolódó üzleti folyamatok bármikori megváltoztatására.

Lehetőséget biztosítunk, hogy kifejezze hozzájárulását az Ön személyes adatainak új célból történő feldolgozása esetén, vagy tájékoztatjuk a személyes adatok kezelésére vonatkozó jogalapról, ha az Ön kifejezett hozzájárulása nem szükséges. A szabályzatban látható időbélyegző a felülvizsgálat utolsó dátumát jelöli.

 

  1. Kapcsolat

A NOVIKO-nál elkötelezettek vagyunk a jelen szabályzat és az elszámoltathatóság elvének betartásáért. Éppen ezért, ha bármilyen aggodalma vagy kérdése van a személyes adatainak felhasználásával kapcsolatban, kérjük lépjen velünk kapcsolatba: osobniudaje.vet@henryschein.cz.